A importância do gerenciamento de documentos no ambiente de engenharia. part 1

A importância do gerenciamento de documentos no ambiente de engenharia.


Jairo Guimarães

Diariamente profissionais do ramo de engenharia e IT, se deparam com problemas referentes a gestão documentacional dos seus departamentos ou mesmo de toda a corporação, problemas esses que por uma ótica funcional são extremamente simples mas que causam um enorme transtorno efetivo.
Muitas empresas, até hoje, gerenciam seus arquivos somente por diretórios criados e armazenados em um servidor comum para toda a corporação em uma rede com ambiente Windows por exemplo, e daí surgem os problemas, arquivos que podem ser apagados sem um controle ou histórico de quem ou porque foi apagado, criação de arquivos duplicados sem uma devida atenção quanto aos setores envolvidos, falta de informações pertinentes como revisão, alteração ou até mesmo comparação entre arquivos, sem contar o tempo perdido para encontrar um arquivo em sua rede sem uma ferramenta adequada.
Contanto ainda, que em muitos casos diversos setores de uma mesma empresa, ou até mesmo outras empresas como a função de fornecedoras por exemplo, precisarem visualizar ou ter acesso aos documentos de forma prática, tendo necessidades de inserir comentários solicitar alterações de projeto ou simplesmente extrais uma lista de materiais.
Em um recente estudo realizado pelo Aberdeen Group, ilustra exatamente os problemas encontrados por empresas do segmento de manufatura ao migrar seus arquivos 2D para 3D e os agravantes entre vínculos interdepartamentais onde se faz necessário uma integração entre times de engenharia bem como setores de marketing, compra e vendas.
Pensando nesses problemas encontrados, a solução tangível para que problemas de vínculos interdepartamentais não ocorra, e problemas no gerenciamento documentacional sejam sanados, a criação de um banco de informações centralizado se faz necessário, e para que isso seja possível, diversas empresas tidas como de alta performance, utilizam a tecnologia PLM Product Life-cycle Management, que possibilita integrar diversos setores dentro de uma mesma empresa e até mesmo diversos clientes externos, como essa tecnologia é possível, estipular permissões a usuários em um âmbito customizável para que possa de uma maneira eficaz controlar todos os passos do seu produto até o fim do ciclo de fabricação.
Essa ferramenta cria um banco de dados acessado por meio configurável de usuário e senha como já citado anteriormente, e faz com que cada usuário tenha acesso somente à sua área delimitada, com isso é possível controlar acesso aos documentos tanto de engenharia ( CAD ), como de folhas de processo documentos de texto, planilhas, imagens, etc. Sendo possível também visualizar toda a estrutura de produto pelo conceito de pais e filhos, ou seja onde cada arquivo é utilizado efetivamente e quais seus atributos como quantidade necessária para cada montagem, histórico de revisões